町内会の班長や組長を務める際には、時々、会費を集めることがあります。
このとき、領収書の発行が必要になることが一般的です。
領収書の作成に慣れている人は、書き方をすぐに理解できるでしょう。
ですが、領収書の作成が初めてで、書き方に不安を感じる人もいるかもしれません。
そんな時のために、町内会費を受け取った際の領収書の正しい書き方について説明します。
重要なポイントをおさえておけば、きっと問題なく書けますよ。
町内会費の領収書の記入方法
町内会費の領収書を書く際の基本的な要点を覚えておくと便利です。
簡単に説明すると、以下の項目を記入します。
- 日付
- 支払った人の名前
- 金額
発行者の名前
まず、日付を記入します。
記入する際は、西暦または元号のいずれかで書いてください。
次に、支払った人の名前を明記します。
名前の欄を空白にするのは避け、正式な名前を使用します。
団体名や会社名で支払いがある場合は、「株式会社○○」などの正式な名称で書きます。
金額の記入では、数字の前に「￥」や「金」といった文字を置きます。
これにより、後から金額を改ざんされることを防ぎます。
金額は、
- 「￥30,000ー」
- 「金30,000円※」
のように末尾にハイフンや※を加えることも重要です。
金額を3桁ごとにカンマで区切るのは、誤って数字が追加されるのを防ぐためです。
その後、「但し書き」を記入します。
但し書きには、この金額が町内会費であることを「町内会費として」と明記します。
最後に、領収書を発行した者の名前を記入します。
「町内会」や「町内会会長」などと書くのが一般的です。
自治会費や町内会費の領収書には印鑑や収入印紙は必要か？
領収書というと印鑑を押すイメージが強いですが、実際には必ずしも印鑑が必要ではありません。
正確に「日付、氏名、金額、用途、発行者の名前」が記載されていれば、それだけで領収書としての役割は果たされます。
もし印鑑を押す場合は、町内会の印鑑を使用すると良いでしょう。
町内会の印鑑がない場合は、集金担当者の印鑑を使用します。
自治会費や町内会費の領収書に収入印紙は必要？
大きな金額の取引には収入印紙が必要と考えられがちですが、実際には5万円以上で営業目的の取引に限り収入印紙が求められます。
つまり、非営業目的であれば、収入印紙を貼る必要はありません。
町内会活動は営業を目的としていないため、町内会費の領収書に収入印紙を使用する必要はありません。
領収書のコピーなどの管理
領収書のコピーや控えを作成しておくこともおすすめします。
年度末の会計報告や監査の際に確認が必要になる場合があります。
複写式の領収書用紙を使えば、一度の記入で控えも残せて便利です。
また、町内会費を集金する際の実用的なアドバイスとして、集金日程をあらかじめ回覧板などで周知しておくと良いでしょう。
「○月○日に集金に伺います」と事前に知らせておけば、留守が少なく効率的に集金できます。
領収書の管理
領収書の管理方法も重要です。
町内会費の支払い状況を把握するため、誰が支払ったかを記録する台帳やエクセルなどの表を作成しておくと便利です。
この記録は次期の班長や組長への引継ぎ資料としても役立ちます。
最後に、領収書の保管期間についても知っておきましょう。
町内会の会計記録として、通常は5年程度保管することが望ましいとされています。
特に税務上の問題が生じた場合に備えて、適切に保管しておくことをおすすめします。
まとめ
自治会や町内会の費用に関する領収書の記入方法を解説しました。
大事なのは以下の情報が記載されていることです。
- 日付
- 支払った人の名前
- 金額
- 支払いの目的
領収書を発行した人の名前
これらの情報があれば、特に印鑑や収入印紙は必要ありませんが、町内会の慣習で印鑑を使用する場合は持参することをおすすめします。